Come organizzare un open day? Consigli per insegnanti e dirigenti scolastici

Elisabetta Cassese

9 years ago

Nel mio ebook su “Come scegliere la scuola” ho descritto come si dovrebbe ragionare per scegliere la scuola adatta per il proprio figlio, tenendo presenti i propri valori e confrontando le caratteristiche delle diverse scuole.

In passato, ho scritto un post in cui spiegavo ai genitori la natura e il funzionamento di un open day.

Quest’anno ne ho scritto un altro in cui accennavo a cosa chiedere agli open day, quando un genitore è alla ricerca del “posto giusto” per il proprio figlio.

Ebbene, questa volta ho deciso di mettermi nei panni di chi sta dall’altra parte, ossia chi un open day lo deve organizzare, perché fa il dirigente scolastico o perché è uno degli insegnanti chiamato a parlare della propria scuola (che sia una scuola dell’infanzia, una scuola primaria o secondaria poco importa, i suggerimenti vanno bene per tutti).

Insomma, insegnanti e dirigenti scolastici a me: se mai mi sognerei di insegnarvi il vostro lavoro (che io non saprei fare), posso però rivelarvi quello che un genitore vorrebbe sapere durante un open day.

Come organizzare un open day nel modo che sia più proficuo per tutti?

Ecco, di seguito, i miei consigli di genitore, basati sulle non poche giornate di orientamento cui sono stata. Spero siano utili a qualcuno. Se lo sono, fatemelo sapere. Se, invece, non li ritenete validi, mi piacerebbe conoscerne le motivazioni (in entrambi i casi, spero di leggere qualche commento alla fine di questo ‘post’).

1. Pianificate per tempo

L’open day non va improvvisato. E’ il momento in cui la scuola si presenta alla comunità dei residenti, per cui una scuola è tanto meglio organizzata se pianifica il proprio open day anzi gli open days già dall’inizio dell’anno, durante il primo Consiglio di Istituto che magari si riunisce verso ottobre. Poiché le iscrizioni sono ormai a gennaio/febbraio di ogni anno (per l’anno scolastico successivo), idealmente una scuola dovrebbe tenere tre open day: uno a novembre per gli early birds, uno a dicembre e uno a gennaio, per i ritardatari.
2. Fatevi pubblicità

Lo fanno le private perché non le scuole pubbliche? Fare pubblicità non è immorale: vuol dire farsi conoscere. Montate cartelloni fuori dalla scuola preannunciando gli open day(s). Preparate la notizia, corredata di foto, per la pagina Facebook della scuola (non avete una pagina Facebook? Forse è tempo di attivarsi…). Mettete la notizia dell’open day e la mail per registrarsi in homepage sul sito, facilmente accessibile. Evitate locandine in formati strani: tante persone navigano il web da mobile, non da computer, dunque preferite annunci scritti in html (lo dico per il webmaster della scuola!)

3. Raccogliete le prenotazioni via mail (e telefono)

Un open day, specie di una scuola che raccoglie un largo bacino di utenza, funziona meglio se si raccolgono le prenotazioni, in modo da poter pianificare che tutti i genitori e gli studenti che interverranno trovino posto seduti, specie se l’aula magna è piccola. D’altra parte, raccogliere le prenotazioni vi consentirà di annullare un open day nel caso i genitori siano troppo pochi o di avvertire i genitori nel caso di eventi particolarissimi.

4. Coinvolgete gli studenti

Sono andata ad una presentazione di una scuola media statale un sabato mattina in cui sono stata accolta dai ragazzi già al portone, sulla strada. C’era chiaramente un dress code per ragazzi e ragazze: erano tutti in jeans e camicia bianca. Facce pulite, aria allegra, clima di gran divertimento. Magari quei ragazzi erano i più bravi di ogni classe e forse sghignazzavano, commentando sui genitori, ma certamente dietro c’era la regia di una preside intelligente. Similmente, all’open house di una scuola internazionale con programma statunitense, ci hanno accompagnato per i laboratori scientifici due ragazze bionde, beneducate ma spigliate, in divisa blu e con il sorriso contagioso.

Come potrete immaginare, si trattava di due ambienti molto diversi, se non altro perché la prima è una scuola statale, dunque gratuita, mentre la seconda costa 20.000 euro l’anno! Eppure, in entrambi i casi, i dirigenti scolastici avevano fatto egregiamente il loro mestiere, organizzando le cose per bene.

Il punto è che certe cose si possono fare anche nelle scuole pubbliche.Vi sono scuole private nelle quali, all’open day, si offre un rinfresco per i genitori: fa piacere ma, forse, non c’è bisogno. Altre cose, come essere accompagnati dai veri utenti della scuola, ossia i ragazzi, non costano nulla, basta organizzarle bene invece che in modo sciatto.

Per la sciatteria non c’è scusa: meglio meno ma fatto bene che millantare pregi che non si hanno. Quella scuola media con i ragazzi all’accoglienza, che accompagnavano i genitori nella visita, si è presentata benissimo.

5. Preparate la documentazione

Preparate la documentazione. Basta un foglio scritto fronte retro con l’offerta formativa e le attività integrative. Però stampatelo bene, non per sghembo. Non dimenticate di indicare la scansione oraria della giornata. La documentazione va stampata in molte più copie rispetto al numero di genitori previsti: fa comodo averne di scorta. Se i fondi di istituto non consentono neanche le fotocopie, organizzate il fundraising servendovi (per le secondarie) degli studenti, facendo raccogliere loro i fondi tra genitori ed ex-alunni della scuola.

6. In vista dell’open day…imparate ad usare il microfono!

Tutti coloro che dovranno parlare all’open day devono imparare ad usare un microfono! Non sapete a quanti open day sono stata in cui non si sentiva nulla perché il microfono era troppo lontano dalla bocca di chi parlava oppure perché veniva tenuto vicino, ma in parallelo al corpo! Un microfono da conferenza va tenuto perpendicolare al corpo, davanti alla bocca, altrimenti non si sente nulla. Inoltre è bene provate quell’impianto di amplificazione dell’Aula Magna un po’ di tempo prima. Sono più gli open day dove sono stata in cui c’erano fastidiosi fischi e fruscii che quelli dove si sentiva bene. Se il vostro impianto fa pena, abbandonate l’idea di usarlo ma scegliete i docenti che parleranno in base al tono di voce. In media, gli uomini sono più bravi a farsi sentire.

Forse sono un po’ dura nel dire questo ma saper parlare in pubblico, oltre a dover essere una competenza diffusa, dovrebbe essere qualcosa che un insegnante (e un dirigente scolastico) SA FARE. Parlare correttamente e farsi ascoltare è il vostro lavoro.

Insomma, cari insegnanti ma se riuscite a farvi ascoltare da bambini con le mani appiccicose e il naso che cola o spiegando l’aoristo ad adolescenti in esplosione ormonale, per quale ragione siete così inetti con i fastidiosissimi genitori?

7. Prevenite le domande ricorrenti

Molti docenti si lamentano che i genitori fanno sempre le stesse domande. Tra quelle tipiche:

Quante ore di questo e di quello?
Come sono formate le classi?
Se c’è un rinforzo della lingua straniera, l’insegnante è madrelingua?
Il mio bambino può fare il risposino a scuola? (lo chiedono alle scuole dell’infanzia)
Come gestite eventuali casi di bullismo o problemi di condotta? (lo chiedono ai licei)

Insomma, se i genitori vi fanno sempre le stesse domande non vi siete stufati di dare infinite volte le stesse risposte?

Se si, allora perché non le scrivete?

Vi sto suggerendo di scrivere un testo, che inserirete sul vostro sito web e che distribuirete ai genitori all’open day, di cosiddette FAQ, ossia le frequently asked questions, le domande ricorrenti che vengono poste sulla vostra scuola le relative risposte.

Queste sono le faq della Scuola Holden, la scuola di scrittura di Alessandro Baricco. Le ho scelte perchè, ovviamente, sono ben scritte, ed è tanto per portare un esempio di quello che anche una scuola dell’obbligo potrebbe fare.

Dopodiché ci saranno sempre i genitori che quella domanda ve la pongono lo stesso e voi, cortesemente, risponderete. Ma così saranno sempre meno.

8. Preparate una scaletta dell’open day

L’open day può avere un’organizzazione variabile. Quella che segue è una scaletta di massima.

Iniziate con 15 minuti di presentazione da parte del dirigente scolastico sulla scuola in generale, da dove viene e dove va, che utenza ha ma, soprattutto, quale è la sua visione del futuro. La scuola sta diventando più internazionale? La scuola cerca di partecipare a tutte le olimpiadi di matematica, fisica, latino etc…? La scuola vuole essere un punto di riferimento nel territorio, con attività fino alle otto di sera? La scuola è piccola, un ambiente famigliare in cui tutti si conoscono e si aiutano? La scuola organizza lezioni di scrittura creativa nell’orario curricolare? Qual è la vera “cifra” della vostra scuola? Ditelo, ma non dite che siete tutte queste cose insieme. Una scuola può avere una caratteristica dominante, forse due. Nella parte finale del discorso del dirigente scolastico ci deve essere un finale “motivazionale” del tipo quindi “cari genitori e cari studenti (se al liceo) perché scegliere questa scuola e non un’altra?” “Perché……..” (e qui darete la vostra risposta).
Possono seguire poi 15 minuti di presentazione di un professore (e/o 15 minuti di un altro) sull’offerta formativa e, magari, sul tipo di didattica. Cosa si insegna, da un lato e come si insegna, dall’altro. Circa il secondo punto, anche qui deve emergere la caratteristica predominante della scuola: approccio Montessori, didattica bilingue, attività laboratoriali, attività sociali e di volontariato che vanno ad integrare lo studio delle scienze sociali fatto in classe….quale è la vostra caratteristica? Se non ne avete una particolare può anche essere che siete una scuola tradizionale e questo, allora, sarà il vostro valore: ad esempio il “liceo classico come una volta”. Non disprezzate gli slogan: non devono servire a vendere o ad ingannare, devono aiutare a capire se quella scuola fa per noi. Non si può e non si deve piacere a tutti.
Prima di invitare i genitori a fare domande bisognerebbe invitarli a vedere il foglio delle FAQ. Se siete coraggiosi poi, secondo me, dovreste anche dire qualcosa che nessuno mai dice. Un genitore avveduto si chiede sempre: cosa NON va in questa scuola? Perché qualcosa che non funziona c’è sempre. Allora qui il dirigente scolastico, se è visionario (che non vuole dire che ha le visioni, ma che ha una visione limpida delle cose) ha il momento per fare un discorso incisivo, che resta veramente impresso in chi ascolta. Potrebbe dire qualcosa del tipo “ogni scuola ha qualcosa che non va o qualcosa da migliorare. Sinora vi ho descritto la nostra identità e i nostri punti di forza, ora vi accenno ad alcuni aspetti che, invece, vanno migliorati”.
Ricordate ai genitori modi e tempi delle procedure di iscrizione, descrivendo il sito del MIUR e l’applicazione “La scuola in chiaro”.
Aprite alle domande e alla discussione con i genitori. La discussione deve essere breve e tutti devono poter ascoltare le domande e le risposte. Se sono intervenuti troppi genitori e la sessione di domande si trasforma in caciara, meglio iniziare con il giro della scuola e lasciare un paio di persone a rispondere a domande specifiche.
Organizzate il giro della scuola in gruppi, preannunciando all’inizio (usando il microfono) quello che farete vedere, in modo da non dover urlare poi a capo di un gruppo di genitori come una guida turistica.

9. Fornite informazioni sui risultati della scuola (per le scuole secondarie di secondo grado, ma non solo)

Se volete veramente lasciare il segno nella presentazione:

date conto dei risultati invalsi della scuola;
(per le superiori) fornite dati statistici sul percorso successivo degli studenti della vostra scuola. Se non ne sapete nulla è ora di attivarsi. Dove vanno all’università i ragazzi che escono dalla vostra scuola? Che percorso compiono? E’ possibile che lo sappia la Fondazione Agnelli, che ha sviluppato Eduscopio (ne potete leggere qui) e non lo sappiate voi?

A questo punto della lettura immagino che alcuni di voi vacillerrano. Davvero insegnanti sottopagati e dirigenti scolastici angosciati devono sobbarcarsi tutto questo lavoro? Impiantare tutta questa organizzazione è un grosso lavoro le prime volte ma, una volta preso il via, e fatti, anno per anno, gli aggiustamenti necessari per aggiornare la documentazione, il lavoro sarà meno gravoso. Insomma, ormai gli open day già li fate, si tratta solo di farli in modo più professionale.

Inoltre, per le scuole secondarie di primo e di secondo grado, ricordate di coinvolgere gli studenti: sono il miglior biglietto da visita!

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